Ufficio di Segreteria

Tipologia

Segreteria

Cosa fa

Assicura la corretta gestione dei servizi contabili e amministrativi

Responsabile

Alessandro Impoco

Dirigente scolastico

Sede

Info

 l’Ufficio di Segreteria è articolato nelle seguenti Unità Operative (UO):

È previsto il supporto alle Unità Operative, in occasione dell’espletamento di attività che necessitano di specifiche competenze tecniche, da parte dell’Ufficio Tecnico composto dai seguenti Assistenti Tecnici: Giuliani Beatrice, Manoni Sonia, Turchi Ombretta, Castellani Francesca, Sagrati Simone.

ORARIO DI RICEVIMENTO AL PUBBLICO

(compresa la ricezione di comunicazioni telefoniche):

Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi:

Gli orari potrebbero subire delle modifiche durante i periodi di sospensione delle attività didattiche (vacanze natalizie, vacanze pasquali, periodo estivo) e durante i giorni di chiusura prefestivi deliberati dal Consiglio d'Istituto.

Contatti:

Si invita l'utenza, sia interna che esterna, a privilegiare i contatti attraverso l'utilizzo di mail peo: anis01900a@istruzione.it   

pec: anis01900a@pec.istruzione.it 

oppure con contatti telefonici attraverso il Centralino: 071.79111 negli orari di ricevimento sopra indicati.

CHIUSURE PREFESTIVE

durante le quali l’intero Istituto sarà CHIUSO (compresi gli Uffici di Segreteria):

proposte dall’Assemblea del Personale A.T.A. svoltasi in data 12/09/2022 ed approvate dal Consiglio di Istituto, con delibera n. 142 del 26/10/2022:

SOSPENSIONE DELLE ATTIVITA’ DIDATTICHE

durante le quali gli Uffici di Segreteria saranno aperti con orario solo antimeridiano:

Nei mesi di Luglio e Agosto 2023 si osserverà l’orario antimeridiano (salvo specifiche esigenze di servizio che necessitino di aperture pomeridiane, es. Esami di Stato, progetti nazionali ed europei, convocazioni e nomine personale docente e ATA per l’a.s. 2023/24, ecc…).

U.O. Acquisti, Magazzino, Patrimonio e Tecnico

Assistente Amministrativa                  FULIGNA ANTONELLA

Assistente Tecnico Cucina-Sala bar    SAGRATI SIMONE 

• Monitoraggi e statistiche;
• Collaborazione con i docenti per l’organizzazione e realizzazione del PTOF;
• Circolari dirette a docenti/personale ATA;
• Predisposizione e distribuzione modulistica;
• Procedure di de-certificazione;
• Gestione archivi (digitali e cartacei);
• Gestione di richieste di accesso agli atti (accesso documentale L. 241/90, accesso civico D.Lgs. 33/2013, accesso civico generalizzato D.Lgs. 97/2016);
• Adempimenti connessi con ilLgs. 33/2013 in materia di amministrazione trasparente compresa la pubblicazione degli atti nel sito web dell’Istituto (Albo on line e Amministrazione Trasparente);
• Protocollazione in Entrata e in Uscita in assenza dell’U.O. Affari generali e Protocollo;
• Sub-consegnatario dei beni del rispettivo ambiente assegnato.

• Supporto alle delibere degli OO.CC., tenuta dei Verbali: Giunta Esecutiva e Consiglio di Istituto;  
• Gestione fotocopiatori e stampanti
• Rapporti con Enti esterni per richiesta, gestione e rendiconti di contributi, finanziamenti, concessioni dei locali, organizzazione manifestazioni.
• Richiesta e chiusura CIG e gestione file xml L.190/2012; richiesta e chiusura CUP;
• Tenuta registro di Magazzino, Sussidi e facile consumo;
• Rapporti con gli EE.LL.: comunicazione guasti, richieste di manutenzione e riscaldamento;
• Registro Inventari, cura e manutenzione del patrimonio; nomine e rapporti con i sub-consegnatari, operazioni di carico e scarico;
• Registro Minute Spese;
• Acquisti e attività negoziale: procedure relative alla scelta del contraente, indagini di mercato, richieste preventivi, prospetti comparativi, determine dirigenziali, ordini di acquisto, verifiche requisiti, DURC, Equitalia, controllo del materiale acquistato, smistamento e consegna, piattaforma acquistinretepa (Consip e Mepa attraverso Trattative dirette, ODA, RDO) in collaborazione con l’U.O. Finanziaria e Contabile per la relativa attività di liquidazione e pagamento delle spese relative a servizi e forniture;
• Acquisti di lavori e forniture compresi beni per la sicurezza (DPI, cassette pronto soccorso, ecc.) e derrate alimentari per la realizzazione delle attività laboratoriali;
• Acquisti e attività negoziale: procedure relative alla scelta del contraente, indagini di mercato, richieste preventivi, prospetti comparativi, determine dirigenziali, ordini di acquisto, verifiche requisiti, DURC, Equitalia, controllo del materiale acquistato, smistamento e consegna, piattaforma acquistinretepa (Consip e Mepa attraverso Trattative dirette, ODA, RDO) in collaborazione con l’U.O. Finanziaria e Contabile per la relativa attività di controllo documentazione, liquidazione e pagamento delle spese relative a servizi e forniture;
• Gestione dell’attività negoziale relativa alle uscite didattiche, visite guidate, viaggi di istruzione e gite in collaborazione con l’U.O. Servizi allo Studente e Didattica competente per la relativa attività organizzativa-didattica, l’U.O. Stato giuridico e Personale per l’individuazione del personale coinvolto e relativi incarichi, l’U.O. Finanziaria e Contabile per la relativa attività di liquidazione e pagamento delle spese relative a servizi e forniture;
• Gestione e supporto per corsi IeFP e ITS;
• Gestione e supporto per progetti finanziati con i Fondi Strutturali FESR e FSE, POR, PON e Erasmus+, ecc..

- Tel. 0717911235;  0717911237

Email:  anis01900a@istruzione.it

U.O. Affari generali e Protocollo

Assistente Amministrativa  PIANTANELLI ANTONELLA

• Monitoraggi e statistiche;
• Collaborazione con i docenti per l’organizzazione e realizzazione del PTOF;
• Circolari dirette a docenti/personale ATA;
• Predisposizione e distribuzione modulistica;
• Procedure di de-certificazione;
• Gestione archivi (digitali e cartacei);
• Gestione di richieste di accesso agli atti (accesso documentale L. 241/90, accesso civico D.Lgs. 33/2013, accesso civico generalizzato D.Lgs. 97/2016);
• Adempimenti connessi con ilLgs. 33/2013 in materia di amministrazione trasparente compresa la pubblicazione degli atti nel sito web dell’Istituto (Albo on line e Amministrazione Trasparente);
• Protocollazione in Entrata e in Uscita in assenza dell’U.O. Affari generali e Protocollo;
• Sub-consegnatario dei beni del rispettivo ambiente assegnato.

• Gestione della corrispondenza in arrivo (sia digitale – PEO e PEC - sia cartacea);
• Tenuta del Registro Protocollo Informatico;
• Tenuta dell’archivio digitale e cartaceo;
• Assegnazione della posta al Dirigente Scolastico, DSGA, Uffici di Staff del Dirigente scolastico, Uffici Amministrativi (Unità Operative);
• Convocazioni OO.CC., Giunta Esecutiva, Consiglio di Istituto, RSU, Assemblea personale ATA;
• Convocazioni incontri e riunioni anche con Enti esterni;
• Rapporti con Enti esterni: Ministero dell’Istruzione, USR, Provincia, Comune, ecc…
• Gestione formazione sicurezza D.Lgs. 81/2008 e ss.mm.ii., collaborazione con RSPP; distribuzione DPI ai destinatari;
• Corsi di aggiornamento e di riconversione;
• Attestati corsi di aggiornamento;
• Gestione e supporto per corsi IeFP e ITS;
• Gestione e supporto per progetti finanziati con i Fondi Strutturali FESR e FSE, POR, PON e Erasmus+, ecc..

Tel. 0717911223

Email: anis01900a@istruzione.it

U.O. Amministrazione Finanziaria e Contabile

• Monitoraggi e statistiche;
• Collaborazione con i docenti per l’organizzazione e realizzazione del PTOF;
• Circolari dirette a docenti/personale ATA;
• Predisposizione e distribuzione modulistica;
• Procedure di de-certificazione;
• Gestione archivi (digitali e cartacei);
• Gestione di richieste di accesso agli atti (accesso documentale L. 241/90, accesso civico D.Lgs. 33/2013, accesso civico generalizzato D.Lgs. 97/2016);
• Adempimenti connessi con ilLgs. 33/2013 in materia di amministrazione trasparente compresa la pubblicazione degli atti nel sito web dell’Istituto (Albo on line e Amministrazione Trasparente);
• Protocollazione in Entrata e in Uscita in assenza dell’U.O. Affari generali e Protocollo;
• Sub-consegnatario dei beni del rispettivo ambiente assegnato.

• Gestione convenzione di cassa e relativi monitoraggi dei flussi finanziari;
• Gestione finanziamenti Stato/EE.LL./privati;
• Emissioni mandati/reversali e loro archiviazione (con relativa documentazione)
• Gestione del Giornale di cassa, Partitari E/U e C/R; Registro Contratti;
• Liquidazioni e pagamenti di competenze fondamentali e accessorie al personale docente/ATA a tempo indeterminato e determinato (es. Cedolino Unico); compensi agli esperti esterni impegnati in attività correlata al PTOF; compensi e missioni al personale; compensi per Esami di Stato, compensi per attività IeFP; compensi, missioni e rimborsi spese ai Revisori dei conti; ed esami di Stato;
• Fatturazione elettronica, notule e parcelle;
• Elaborazione e rilascio CU, TFR;
• Contabilizzazione e versamenti di contributi e ritenute (F24 ep) ed imposte (es. IVA);
• Gestioni trasmissioni telematiche: 770, IRAP, Conguagli ex-PRE96 per accessori fuori sistema, ListaPOSPA, OIL, Tesoreria Unica; PCC;
• Indicatore di tempestività dei pagamenti;
• Tenuta e aggiornamento delle schede finanziarie PTOF;
• Mandati di pagamento e reversali di incasso;
• Esperti esterni: reclutamento di esperti esterni (circolari interne, bandi, contratti) per progetti e attività del PTOF in collaborazione con l’U.O. Acquisti, Magazzino, Patrimonio e Tecnico; predisposizione di tabelle di liquidazione e pagamento e raccolta dei Curriculum Vitae;
• Pagamenti relativi ai viaggi di istruzione - in collaborazione con l’U.O. Servizi allo studente e Didattica, l’U.O. Acquisti, Magazzino, Patrimonio e Tecnico, l’U.O. Stato giuridico e personale;
• Elaborazione dati per il Programma Annuale e per il Conto Consuntivo in collaborazione con l’U.O. Acquisti, Magazzino, Patrimonio e Tecnico;
• Predisposizione incarichi e nomine in collaborazione con l’U.O. Personale e Stato giuridico;
• Anagrafe delle prestazioni in collaborazione con l’U.O. Personale e Stato giuridico;
• Verifica versamenti effettuati (PagoPA-Pagoinrete) in collaborazione con l’U.O. Servizi allo Studente e Didattica per dati relativi agli alunni e relativi versamenti delle tasse e contributi;
• Gestione e supporto per corsi IeFP e ITS;
• Gestione e supporto per progetti finanziati con i Fondi Strutturali FESR e FSE, POR, PON e Erasmus+, ecc..

Tel. 0717911234;  0717911297

Email: anis01900a@istruzione.it

U.O. Personale e stato giuridico

Assistente Amministrativa   FIORINI MARY

Assistente Amministrativa   GIULIANI ROBERTA                     

Assistente Amministrativa   SPADONI PATRIZIA

• Monitoraggi e statistiche;
• Collaborazione con i docenti per l’organizzazione e realizzazione del PTOF;
• Circolari dirette a docenti/personale ATA;
• Predisposizione e distribuzione modulistica;
• Procedure di de-certificazione;
• Gestione archivi (digitali e cartacei);
• Gestione di richieste di accesso agli atti (accesso documentale L. 241/90, accesso civico D.Lgs. 33/2013, accesso civico generalizzato D.Lgs. 97/2016);
• Adempimenti connessi con ilLgs. 33/2013 in materia di amministrazione trasparente compresa la pubblicazione degli atti nel sito web dell’Istituto (Albo on line e Amministrazione Trasparente);
• Protocollazione in Entrata e in Uscita in assenza dell’U.O. Affari generali e Protocollo;
• Sub-consegnatario dei beni del rispettivo ambiente assegnato.

• Gestione di tutto il personale scolastico (Direttivo/Docenti/ATA) e predisposizione di tutti gli atti che ne accompagnano la carriera: costituzione, svolgimento, modificazione ed estinzione del rapporto di lavoro;
• Organico docenti e A.T.A. - collaborazione con l’U.O. Servizi allo Studente e Didattica per i dati relativi agli alunni e alle classi;
• Adempimenti connessi con l’assunzione:
• a tempo indeterminato: contratti, documenti di rito, periodo di prova;
• a tempo determinato: valutazione domande, inserimento dati e pubblicazioni graduatorie, convocazioni e attribuzioni supplenze, controlli su autocertificazioni, contratti; gestione cooperativa su SIDI;
• Comunicazioni obbligatorie COMARCHE nel rispetto dei termini previsti (es. Vardatori e UNILAV);
• Gestione domande e documentazioni connesse alla:
• ricostruzione e progressione carriera, inquadramento economico, dichiarazione dei servizi;
• buonuscita INPDAP e FONDO ESPERO, prestiti e finanziamenti; assegni nucleo familiare;
• riscatti (PR1), ricongiunzione L. 29/1979, computo, quiescenza, P04, Passweb;
• cessazione dal servizio per decadenza, dimissioni, dispensa, licenziamento, collocamento a riposo;
• graduatorie interne (es. Docenti e A.T.A. soprannumerari);
• ferie, assenze, congedi, aspettative e relativi decreti, tassi di assenza del personale, visite fiscali; cause di servizio;
• comunicazione alla RTS delle ferie non godute;
• contratti per part-time e ore eccedenti;
• Gestione delle pratiche del personale a tempo indeterminato: trasferimenti, utilizzazioni, assegnazioni provvisorie, comandi, distacchi;
• Nomine al personale docente/A.T.A. utilizzato in attività connesse al PTOF o altre tipologie di incarichi inerenti all’attività istituzionale;
• Circolari al personale comprese assemblee sindacali e scioperi - in collaborazione con l’U.O. U.O. Servizi allo Studente e Didattica, e conseguenti rilevazioni;
• Autorizzazioni e incarichi allo svolgimento di altre attività (libere professioni, prestazioni occasionali);
• Gestione dell’Anagrafe delle prestazioni – in collaborazione con l’U.O. Finanziaria e Contabile;
• Certificati di servizio, attestazioni, tenuta del Registro dei Certificati di Servizio;
• Riepilogo fogli orari di presenza del personale A.T.A.
• Tenuta dei fascicoli personali con relativa archiviazione dei documenti (digitale o cartacea) nonché rapporti con le altre Istituzioni Scolastiche;
• Gestione telematica degli infortuni occorsi al Personale compreso Registro degli Infortuni e rapporti con l’Assicurazione stipulata dall’Istituto/INAIL;
• Gestione Commissioni Esami di Stato;
• Sostituzioni del personale A.T.A.;
• Gestione e supporto per corsi IeFP e ITS;
• Gestione e supporto per progetti finanziati con i Fondi Strutturali FESR e FSE, POR, PON e Erasmus+, ecc..

Tel. 0717911226;  0717911230;  0717911231

Email: anis01900a@istruzione.it

U.O. Servizi allo studente e Didattica

D.S.G.A.

Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi: Dott.ssa Silvia Sartini

Il D.S.G.A. svolge attività lavorativa di rilevante complessità ed avente rilevanza esterna. Sovrintende, con autonomia operativa, ai servizi generali amministrativo-contabili e ne cura l'organizzazione svolgendo funzioni di coordinamento, promozione delle attività e verifica dei risultati conseguiti, rispetto agli obiettivi assegnati ed agli indirizzi impartiti, al personale ATA, posto alle sue dirette dipendenze.

Organizza autonomamente l’attività del personale ATA nell’ambito delle direttive del dirigente scolastico. Attribuisce al personale ATA, nell’ambito del piano delle attività, incarichi di natura organizzativa e le prestazioni eccedenti l’orario d’obbligo, quando necessario.

Svolge con autonomia operativa e responsabilità diretta attività di istruzione, predisposizione e formalizzazione degli atti amministrativi e contabili; è funzionario delegato, ufficiale rogante e consegnatario dei beni mobili.

Può svolgere attività di studio e di elaborazione di piani e programmi richiedenti specifica specializzazione professionale, con autonoma determinazione dei processi formativi ed attuativi. Può svolgere incarichi di attività tutoriale, di aggiornamento e formazione nei confronti del personale.

Possono essergli affidati incarichi ispettivi nell'ambito delle istituzioni scolastiche.

Il D.S.G.A. riceve il pubblico

lunedì e mercoledì   dalle 11 alle 13
martedì e giovedì    dalle 15 alle 17

Per necessità oltre tale orario è disponibile ad accordarsi con l’utenza.

Tel. 07179111

dsga@iispanzini.com